요즘 하루에 ‘ChatGPT’ 안 쓰는 날이 없어요. 예전엔 그냥 신기해서 가끔 써봤는데, 요즘은 이메일 작성부터 회의록 정리, 보고서 초안까지 완전히 업무에 녹여서 쓰고 있죠.
사실 저도 처음엔 반신반의했어요. “이게 과연 실무에 도움이 될까?” 싶었는데, 해보니까 진짜 퇴근 시간이 1~2시간 빨라졌습니다. 그래서 오늘은 제가 실제로 업무 자동화에 어떻게 ChatGPT를 쓰고 있는지 솔직하게 공유해보려고 해요.
이메일? 이제 그냥 말로 하면 됨
출근하면 제일 먼저 하는 게 메일 확인이잖아요. 근데 답장 쓰는 데 은근 시간 많이 걸립니다. 특히 좀 공손하거나 애매한 메일은 더 그렇죠.
예전엔 한 문장 쓰고 지우고, 다시 쓰고... 그랬는데, 지금은 그냥 ChatGPT에 이렇게 던져요.
“회의 일정 조율하는 메일인데, 상대방이 수요일 오후가 안 된다고 했거든? 금요일 오후는 어떤지 정중하게 물어봐 줘.”
그러면 아래처럼 뚝딱 만들어줍니다:
안녕하세요,
회의 일정 관련하여 다시 한 번 조율드리고자 합니다. 말씀하신 수요일 오후 일정이 어려우시다는 점 확인하였습니다. 혹시 이번 주 금요일 오후는 가능하실지요?
회신 주시면 감사하겠습니다.
좋은 하루 되세요!
그냥 복사해서 붙여넣으면 끝. 문장도 깔끔하고 너무 격식 차리지 않아서 딱 좋아요. 그리고 “좀 더 캐주얼하게” 같은 말도 덧붙이면 말투도 조정되니까, 스타일 맞추기도 쉽고요.
보고서 초안? 이제 ‘빈 화면 공포’ 없음
보고서 쓸 때 제일 힘든 게 뭔지 아세요? 바로 ‘처음 한 줄’입니다. 아무것도 없는 화면 보면서 “어떻게 시작하지…” 이러고 멍하니 있는 시간, 진짜 아깝죠.
그래서 요즘은 초안을 ChatGPT한테 먼저 시켜요.
예를 들어, 고객 설문조사 결과 보고서를 쓴다고 치면 이렇게 말합니다:
“이번 주 고객 만족도 설문 결과를 기반으로 간단한 보고서 초안 만들어줘. 응답자 수, 평균 점수, 피드백 요약 포함해서.”
그러면 알아서 구조까지 잡아서 줘요.
총 응답자: 312명
평균 만족도: 4.3/5
긍정 피드백: 배송 빠름, 친절한 상담
개선 요청: 결제 과정 복잡함, 앱 속도 느림
그리고 마지막엔 “제안 사항”까지 정리해주는데, 이걸 기본으로 해서 디테일만 손보면 거의 끝납니다. 예전 같으면 반나절 걸릴 걸, 30분이면 대충 틀 잡고 정리까지 가능해요.
회의록 정리? 진짜 손 놓고 있어도 됨
회의 많으신 분들, 진짜 주목하세요. 회의 끝나면 제일 하기 싫은 게 뭡니까? 맞아요, 회의록 정리입니다. 저도 진짜 회의 끝나면 바로 딴짓하고 싶었는데… 요즘은 그냥 말한 내용을 ChatGPT에 던지기만 하면 요약해줍니다.
물론 회의 내용을 녹음해서 텍스트로 바꾸는 건 따로 도구가 필요해요. (예: Otter.ai, Whisper 같은 음성 텍스트 변환 툴)
변환된 텍스트를 복사해서 이렇게 요청하죠:
“이 회의 내용 요약해줘. 논의한 주제, 결정사항, 해야 할 일로 나눠서.”
그러면 진짜 깔끔하게 정리해줍니다.
논의한 내용: 신제품 출시 일정, 마케팅 방향
결정 사항: 출시일은 7/15, 마케팅은 SNS 집중
To-do: 디자인팀은 다음 주까지 시안 제출, 마케팅팀은 예산안 회람
심지어 “중요 키워드 굵게 해줘”, “더 간결하게” 이런 것도 다 들어줘요.
저는 회의 끝나고 커피 한 잔 마시고 오면 회의록 정리까지 끝나있습니다. 진심입니다.
마무리: 일은 내가 하지만, 반복은 AI가 한다.
ChatGPT는 ‘모든 걸 대신하는’ 툴은 아니에요. 근데 적어도 반복적이고 시간 잡아먹는 일들을 확실히 줄여줘요.
그리고 제일 중요한 건, 머릿속이 훨씬 덜 피곤해진다는 것.
물론 처음엔 어색할 수 있어요. 프롬프트도 어떻게 써야 할지 모르겠고, 말이 좀 안 맞는 것도 있고. 근데 며칠만 써보면 자기만의 방식이 생기고, 점점 활용도가 올라갑니다.